I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác

Thực hiện theo Quyết định số 2082-QĐ/TU, ngày 30/5/2014 của Ban Thường vụ Thị ủy về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và mối quan hệ công tác của Văn phòng Thị ủy.

II. Tổ chức bộ máy, biên chế và chế độ làm việc

1. Văn phòng Thị ủy được giao 15 biên chế (không bao gồm các đồng chí Thường trực Thị ủy), trong đó biên chế chính thức: 11 biên chế (kể cả hợp đồng trong chỉ tiêu biên chế chờ thi tuyển), 04 hợp đồng theo Nghị định 68 (01 hợp đồng thuê người lao động ngắn hạn).

2. Bộ máy

- Lãnh đạo Văn phòng Thị ủy: Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng.

- Các bộ phận giúp việc gồm bộ phận tổng hợp (03); bộ phận văn thư, lưu trữ (02); bộ phận kế toán, lái xe, tạp vụ (04); bảo vệ (02): thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của lãnh đạo.

3. Nhiệm vụ cụ thể

- Chánh Văn phòng Thị ủy điều hành toàn bộ hoạt động của Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ ở các lĩnh vực do Chánh Văn phòng phân công.

+ Chánh Văn phòng: Theo dõi tổng thể nhiệm vụ của Văn phòng Thị ủy theo Quyết định số 2082-QĐ/TU, ngày 30/5/2014 của Ban Thường vụ Thị ủy; chịu trách nhiệm trước Thị ủy, Ban Thường vụ Thị ủy, trực tiếp là Thường trực Thị ủy về việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành toàn diện các mặt công tác của Văn phòng; ký giấy mời họp Thị ủy, Ban Thường vụ Thị ủy, giao ban các Thường trực, chương trình công tác hàng tháng của Ban Thường vụ Thị ủy, thông báo kết luận của Thường trực Thị ủy tại các hội nghị, cuộc họp, buổi làm việc có nội dung quan trọng; ký các báo cáo, công văn, tờ trình của Văn phòng gửi Văn phòng Tỉnh ủy, Thường trực Thị ủy; phụ trách công tác tài chính và chủ tài khoản Ngân sách Đảng Thị ủy; giữ mối quan hệ công tác với Văn phòng HĐND & UBND, các phòng, ban, ngành, Mặt trận, các đoàn thể chính trị - xã hội thị xã; các chi, đảng bộ trực thuộc; đôn đốc chuẩn bị tài liệu, tham mưu nội dung kết luận và văn bản hóa các kết luận của Thường trực, Ban Thường vụ Thị ủy tại các hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ, cuộc họp Ban Thường vụ Thị ủy về đánh giá tình hình xây dựng Đảng, Mặt trận, các đoàn thể và các buổi làm việc của Thường trực Thị ủy; theo dõi các lĩnh vực xây dựng Đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể chính trị - xã hội; theo dõi các lĩnh vực nội chính; phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; chỉ đạo công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong cơ quan; theo dõi các Ban Chỉ đạo của cơ quan Thị ủy; làm Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy Quân sự khối.

+ Phó Chánh Văn phòng: Đôn đốc, tham gia soạn thảo, thẩm định, chuẩn bị tài liệu, tham mưu nội dung kết luận và văn bản hóa các kết luận của Thường trực, Ban Thường vụ Thị ủy tại các hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ, cuộc họp Ban Thường vụ Thị ủy về đánh giá tình hình kinh tế - xã hội, công tác xây dựng đảng, vận động quần chúng và các buổi làm việc của Thường trực Thị ủy; giúp Chánh Văn phòng trong việc lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành một số lĩnh vực công tác cụ thể do Chánh Văn phòng phân công hoặc ủy quyền; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng đối với công việc được phân công; ký các văn bản có liên quan đến lĩnh vực được phân công, trừ những văn bản do Chánh Văn phòng trực tiếp ký; cùng với Chánh Văn phòng thay phiên chủ trì giao ban công tác cơ quan hàng tháng; hàng tuần cùng Chánh Văn phòng hội ý, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện các công việc được phân công hoặc ủy quyền, triển khai công việc trong tuần tiếp theo; theo dõi, đôn đốc báo cáo tuần gửi Tỉnh ủy.

- Các bộ phận thực hiện sự phân công của lãnh đạo Văn phòng Thị ủy và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng Thị uỷ về các mặt công tác được phân công. Trong đó:

+ Bộ phận tổng hợp: tham mưu, theo dõi, tổng hợp các công việc trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội, xây dựng Đảng, chính quyền, nội chính, dân vận, Mặt trận, các đoàn thể; chịu trách nhiệm tổng hợp nội dung phục vụ các cuộc họp giao ban, làm việc của Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành.

+ Bộ phận văn thư, lưu trữ, quản trị mạng: theo dõi quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định, tiếp nhận, xử lý công văn đi đến, sao văn bản, đóng dấu, vào sổ, vào máy, theo dõi, phát hành và lưu văn bản; lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ; phụ trách quản trị mạng công nghệ thông tin toàn cơ quan và phối hợp khắc phục sự cố mạng nội bộ tại cơ quan, cấp uỷ phường xã.

+ Bộ phận kế toán, tài vụ: tham mưu, theo dõi, quản lý tài chính của cơ quan; thu, chi thanh quyết toán chi phí phát sinh hàng ngày theo chế độ kế toán; theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thanh quyết toán công nợ, văn phòng phẩm và kinh phí cấp phát hàng tháng; phụ trách tiền lương; giao dịch thanh quyết toán với kho bạc, thu chi vào sổ nhật ký quỹ, xử lý chứng từ, quyết toán với kế toán. Quản lý mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm.

+ Bộ phận lái xe, in ấn, tạp vụ: theo dõi, đảm bảo vệ sinh toàn khu vực cơ quan; phục vụ kịp thời công tác cho Thường trực và thực hiện sự phân công trực tiếp của Thường trực, lãnh đạo Văn phòng.

  + Bộ phận bảo vệ: Có trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan, thường xuyên có mặt tại cơ quan 24/24 giờ để phục vụ tốt cho công tác bảo vệ; tự phân công và luân phiên trực cơ quan vào giờ hành chính, ngoài giờ, ban đêm, ngày nghỉ đảm bảo trụ sở Thị ủy thường xuyên có người trực (trừ trường hợp đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng). Thực hiện việc đóng mở điện đúng giờ quy định, bơm nước và sử dụng nước tiết kiệm. Bảo quản tốt các thiết bị điện, nước; thường xuyên kiểm tra việc bảo vệ an toàn cơ quan, chăm sóc cảnh quan khuôn viên cơ quan luôn xanh - sạch - đẹp. Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân đến liên hệ công tác để xe đúng nơi quy định.

III. Quy định giờ giấc và nội quy làm việc

 - Cán bộ, công chức, nhân viên, người lao động Văn phòng phải chấp hành nghiêm túc giờ giấc làm việc theo đúng quy định của Nhà nước, buổi sáng làm việc từ 7 giờ 00 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều làm việc từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ. Việc đi muộn về sớm nếu có tính chất thường xuyên trong tuần, vi phạm từ 2 - 3 lần sẽ được nhắc nhở và lưu vào sổ theo dõi. Đây là cơ sở để xem xét thi đua trong tháng, quý, cuối năm và xem xét hình thức kỷ luật.

- Cán bộ, công chức, nhân viên, người lao động Văn phòng phải có mặt tại nơi làm việc, không được tụ tập ăn uống, đùa giỡn trong giờ làm việc; trường hợp có nhiệm vụ ra khỏi trụ sở cơ quan thì phải báo với lãnh đạo Văn phòng để biết và chỉ đạo khi cần thiết. Cán bộ, công chức, nhân viên, người lao động văn phòng vì lý do cá nhân không đến cơ quan làm việc thì phải báo cáo và phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng; ngày nghỉ được tính vào ngày nghỉ phép hàng năm (trừ những trường hợp nghỉ việc riêng như ma chay, cưới hỏi, thai sản, nằm viện,…theo quy định của Bộ luật Lao động đã được Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (khóa XIII) thông qua ngày 18 tháng 6 năm 2012).

- Cán bộ, công chức, nhân viên, người lao động Văn phòng khi làm việc phải thực hiện đầy đủ, đảm bảo tiến độ, chất lượng mọi nhiệm vụ được phân công. Vì lý do đặc biệt, không thực hiện công việc được giao hoặc thực hiện chậm trễ thì phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng để giải quyết.

- Cán bộ, công chức, nhân viên, người lao động Văn phòng chấp hành nghiêm túc sự phân công nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng.

- Hàng tháng, quý Văn phòng tổ chức họp định kỳ 1 lần để đánh giá, kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ của từng bộ phận, các bộ phận có trách nhiệm báo cáo nhiệm vụ của mình để có cơ sở phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ và hình thức khen thưởng, kỷ luật; trường hợp đột xuất lãnh đạo Văn phòng sẽ tổ chức họp để triển khai nhiệm vụ.

IV. Chế độ làm việc

- Văn phòng Thị ủy làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Thị ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Thị ủy và Văn phòng Tỉnh ủy về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Thị ủy; tổ chức chỉ đạo mọi hoạt động của Văn phòng Thị ủy nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định.

- Phó Chánh Văn phòng do Chánh Văn phòng phân công giúp Chánh Văn phòng cùng chỉ đạo, quản lý, điều hành các lĩnh vực công tác của Văn phòng Thị ủy, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và liên đới chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ, Thường trực Thị ủy về các mặt công tác được phân công. Khi Chánh Văn phòng đi vắng, sẽ phân công 01 Phó Chánh Văn phòng thay mặt điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Thị ủy.

- Các bộ phận thực hiện sự phân công của lãnh đạo Văn phòng và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về các mặt công tác được phân công.

V. Điều khoản thi hành

- Quy chế này được lãnh đạo và cán bộ, công chức, nhân viên, người lao động Văn phòng thông qua.

- Tất cả cán bộ, công chức, nhân viên, người lao động Văn phòng có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh nội dung Quy chế này. Mọi trường hợp vi phạm đều bị xử lý theo quy định của Luật Cán bộ công chức và theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu phát hiện có những điểm chưa phù hợp hoặc chưa đúng với các quy định hiện hành thì sẽ được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Văn phòng Thị ủy báo cáo Thường trực Thị ủy biết, theo dõi và có ý kiến chỉ đạo.